Secretaria Virtual - Secretaria Virtual

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Preguntas frecuentes:

1.- ¿Qué es una secretaria virtual?

Una secretaria virtual, es la persona que se encarga de realizar todas las funciones correspondientes a la administración y secretariado de cualquier empresa o profesional. Llamamos virtual porque trabaja desde otra oficina alejada de la principal o desde su casa (Teletrabajo). Tiene que tener dotes de organización, voz agradable y una amplia cultura general.

2.- ¿Qué servicios realiza una secretaria virtual?

Los servicios realizados por una secretaria virtual pueden ser diversos. Siempre sujeto a los medios de comunicación actuales (telefonía, servicios de mensajería instantánea, Internet...). Principalmente se basan en: atención telefónica, gestionar la agenda de citas, buscar información por Internet, creación de bases de datos, emisión de llamadas y cualquier otro trabajo administrativo que se pueda realizar a distancia.

3.- ¿Cómo funciona el servicio de secretaria virtual?

Para las tareas de recepción de llamadas, se le facilitará un número de teléfono para que usted pueda desviarnos sus llamadas. O bien, puede utilizarlo como número propio y publicarlo directamente. Tenemos números geográficos españoles y extranjeros, asi como 900 y 902. 

Se graba una locución inicial, en la que se indica que esta llamando a la empresa determinada. Esta locución puede ser básica o puede ser con un menú telefónico, con varios departamentos.

Atenderemos las llamadas presentándonos con el nombre de la empresa y de forma totalmente personalizada, siguiendo las instrucciones que nos haya proporcionado; tomando nota de los datos necesarios. De forma inmediata, y a través de nuestra plataforma, se le enviará un email con la información de las gestiones realizadas. De esta manera y de forma privada a través de una clave personal, usted podrá consultar en cualquier momento (24 horas al dia) y desde cualquier lugar del mundo (con conexión a Internet) todas sus llamadas recibidas, así como posibles cambios en su agenda y tareas administrativas realizadas por su secretaria. 

También podemos transferir las llamadas que usted nos indique, a su móvil (si no esta en la oficina).

4.- Yo tengo otras necesidades administrativas, se pueden contratar?

Por supuesto, usted nos indica qué es lo que necesita y nosotros nos organizamos para poder prestarle ese servicio. 
Sólo tiene que ponerse en contacto con nosotros indicándonos sus necesidades.

5.- ¿Podría contratar el servicio de forma puntual?

Si, aqui trabajamos también para casos puntuales. Además de ofrecer servicio las 24 horas, los 365 días al año, también ofrecemos paquetes puntuales para: bajas por enfermedad de la secretaria presencial, dias de vacaciones, puentes, e incluso proporcionar un horario más extenso a su oficina, por las mañanas, sólo por las tardes, sólo de 18h a 20h., etc. 

Puede contratarnos desde 1 dia, 2 dias, una semana, un mes... y si nos contrata 6 meses le haremos un descuento.

6.- Hablan varios idiomas?

Si, hablamos castellano, catalán e ingles.

7.- ¿Es segura su empresa, bajo la Ley de Protección de Datos?

SecretariaVirtual opera bajo la Ley de Protección de datos desde el 2007. Tenemos registrada nuestra base de datos de clientes con el nº de registro T10196/2007.

Contamos con un proveedor de servicios fiable. El sistema está pensado para que los datos puedan ser vistos exclusivamente por nuestro cliente mediante un código de usuario y una contraseña personal. La información no se encuentra disponible a la vista del público en Internet.

Realizamos la prestación del servicio de manera profesional y con la confidencialidad requerida, no pudiendo utilizar los datos para ningún otro uso, ni facilitar a terceras personas la información recogida ni durante la vigencia del contrato ni después de la finalización del mismo.

Disponemos de todos los medios posibles para la destrucción, al cabo de cierto tiempo, de toda la información que hayamos podido recopilar. Así mismo configuramos claves y contraseñas de acceso a nuestros ordenadores, de tal modo que no pueda conectar ninguna tercera persona ajena.

8.- Necesito una secretaria que pueda realizar llamadas, es posible?

Si, claro, otro de nuestros servicios es la emisión de llamadas. Bien sea por impagos, en nombre de su empresa, para reservar hotel, coche, etc. y/o para las necesidades de su empresa o negocio.

9.-¿Qué debo hacer para contratar los servicios de una secretaria virtual?

Para contratar nuestros servicios sólo tiene que ponerse en contacto con nosotros.

Le enviaremos una ficha y el protocolo de actuación (para que usted nos la remita con los datos necesarios).

Si lo desea, también puede darse de alta por nuestra página web, a través de nuestro formulario.

Muchas gracias por confiar en nosotros.

 
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